Toolkit · Templates
COPY · PASTE · ADAPT
Messages you can send as they are.
Eight templates for the moments that repeat every week — arrivals, departures, reviews and cleaner coordination. English and Greek, with the variables your property details fill in.
2 days before arrival
Pre-arrival note
Hi {{first_name}}! We're looking forward to welcoming you to {{property}} on {{checkin}}. Here's everything you need: check-in is from {{checkin_time}}, the door code is {{code}}, WiFi is {{ssid}} / {{wifi_pw}}, and directions are here: {{link}}. Anything you need before you arrive, just reply here.
Γεια σας {{first_name}}! Περιμένουμε να σας φιλοξενήσουμε στο {{property}} στις {{checkin}}. Όλα όσα χρειάζεστε: άφιξη από τις {{checkin_time}}, κωδικός πόρτας {{code}}, WiFi {{ssid}} / {{wifi_pw}}, και οδηγίες εδώ: {{link}}. Οτιδήποτε πριν έρθετε, απλώς απαντήστε εδώ.
Arrival day
Check-in instructions
Welcome to {{property}}! Check-in starts at {{checkin_time}}. Park at {{parking}}, use code {{code}} on the front door, and the key safe is on the left if you need a physical key. WiFi password is in the welcome folder inside. Hope you have a wonderful stay — message here any time.
Καλώς ήρθατε στο {{property}}! Η άφιξη ξεκινά στις {{checkin_time}}. Στάθμευση στο {{parking}}, κωδικός {{code}} στην κύρια πόρτα, και το key safe είναι αριστερά αν χρειαστείτε φυσικό κλειδί. Ο κωδικός WiFi είναι στο φάκελο καλωσορίσματος μέσα. Ελπίζουμε να περάσετε υπέροχα — γράψτε εδώ όποτε θέλετε.
Morning of day 2
Mid-stay check-in
Good morning {{first_name}}! Everything okay at {{property}}? If anything needs fixing or you have a question about the area, reply here and we'll take care of it. Enjoy your day!
Καλημέρα {{first_name}}! Όλα καλά στο {{property}}; Αν χρειάζεται κάτι να διορθωθεί ή έχετε ερώτηση για την περιοχή, απαντήστε εδώ και αναλαμβάνουμε εμείς. Καλή διακοπή!
A guest asks for late checkout
Late checkout reply
Thanks for asking, {{first_name}}! We have {{next_checkin}} arriving, so standard checkout at {{checkout_time}} stands unless the cleaning team confirms otherwise. I'll check with them now and come back to you within the hour.
Ευχαριστούμε για το αίτημα, {{first_name}}! Έχουμε άφιξη {{next_checkin}}, οπότε η αναχώρηση παραμένει στις {{checkout_time}} εκτός αν η ομάδα καθαρισμού επιβεβαιώσει αλλαγή. Θα ρωτήσω τώρα και θα επιστρέψω μέχρι την ώρα.
Evening before departure
Checkout eve
Hi {{first_name}}, tomorrow you're due to leave by {{checkout_time}}. Please strip the beds, pop used towels in the bathroom, and leave the key in the key safe. Anything you'd like us to pass on to the next guests? Safe travels!
Γεια {{first_name}}, αύριο η αναχώρηση είναι έως τις {{checkout_time}}. Παρακαλώ ξεσκεπάστε τα κρεβάτια, βάλτε τα πετσέτα στο μπάνιο και αφήστε το κλειδί στο key safe. Θέλετε να περάσουμε κάτι στους επόμενους επισκέπτες; Καλό ταξίδι!
Day after checkout
Review request
Hi {{first_name}}, thank you for staying at {{property}}! We hope you had a wonderful time. If you have a minute, a short review helps us a lot: {{review_link}}. Safe travels — you're welcome back any time.
Γεια {{first_name}}, σας ευχαριστούμε που μείνατε στο {{property}}! Ελπίζουμε να περάσατε υπέροχα. Αν έχετε ένα λεπτό, μια σύντομη αξιολόγηση θα μας βοηθούσε πολύ: {{review_link}}. Καλό ταξίδι — σας περιμένουμε ξανά.
To your cleaner — new turnover
Cleaning job message
🧹 New clean: {{property}}, {{date}} ({{day}}). Guests leave {{checkout_time}}, next guests arrive {{next_checkin}}. {{turnover_flag}} Can you do it?
🧹 Νέος καθαρισμός: {{property}}, {{date}} ({{day}}). Αναχώρηση επισκεπτών {{checkout_time}}, άφιξη επόμενων {{next_checkin}}. {{turnover_flag}} Μπορείτε να τον αναλάβετε;
When a message needs a human
Acknowledgement while you reply
Thanks {{first_name}} — I've passed this to the team and you'll hear back from a person shortly. (I'm the automated assistant; anything outside my approved answers goes straight to a human.)
Ευχαριστούμε {{first_name}} — το προωθήσαμε στην ομάδα και θα σας απαντήσει άνθρωπος σύντομα. (Είμαι ο αυτόματος βοηθός· ό,τι βγαίνει από τις εγκεκριμένες απαντήσεις πηγαίνει απευθείας σε άνθρωπο.)
Variables in {{double braces}} get replaced by your property's details. The review request above is deliberately ungated — every eligible guest gets the same ask, whatever they said at checkout. Sending these automatically is what the VillaReply service does; use WhatsApp's business tools or your channel's messaging for manual sends.
